はじめに
2025年も残り数日となっていますが、いかがお過ごしでしょうか。今年はどんな年でしたか？昨年よりもより一層AIが日常に浸透し、AIと結婚式をした方のニュースも拝見したりしてどんどん日常が進化しつつあるなと感じます。
さて、今回はAIの中でも有名なChatGPTに質問するときのコツをお話いたします！
ChatGPTとは
まず、ChatGPTとは大規模言語モデルを用いる対話型生成AIサービスで、OpenAIが2022年に公開しました。人間同士の会話を模倣し、幅広い汎用性と即応性の高い応答能力を備えているので、様々な業界で利用されています。
サクッと解決便利なChatGPT
事務職や営業職で「あれ、Vlook関数ってどうやるんだっけ…」「IF関数を重ねすぎてエラーが出る…」などのお困りごとはどの業界でもあるあるです。ChatGPTは「Excelに詳しい同僚」のようなもので検索サイトで調べるより、状況を伝えて答えをもらう方が圧倒的に早いです。
しかしChatGPTに聞き方を間違えてしまうと微妙な答えが返ってきて、逆に困惑してしまうことも…
よくあるNGな聞き方
「関数を教えて」「この表で合計だして」「エラー解消して」等…
このような聞き方だと、ChatGPTに情報が伝わらな過ぎて、トンチンカンな答えが返ってくる可能性が高いです。せっかく貴重な時間を割いて聞いているので、1発で答えが返ってくるように質問の仕方を変えてみましょう！※コピペして使ってみてください！
＜基本テンプレート＞
Excelで〇〇をしたいです。
・シート構成：
・使っている列：
・やりたいこと：
・条件：
関数を教えてください。
＜条件付きで合計したい（SUMIF）＞
Excelで、A列に日付、B列に部署名、C列に金額があります。
部署が「営業部」の金額だけ合計したいです。
関数を教えてください。
＜条件別結果表示（IF）＞
点数が80以上なら「A」、60以上なら「B」、それ以外は「C」と表示したいです。
どんな関数になりますか？
＜名前の検索表示(VlookUP)＞
社員番号から名前を別シートから引っ張ってきたいです。
どの関数を使えばいいか、理由も教えてください。
＜ChatGPTに聞いた！質問時の神フレーズ＞
「初心者にも分かるように説明してください」
「Excelの関数を1つずつ分解して説明してください」
「実際の数式と、何をしているか日本語で教えてください」
「事務職向けのよくある使い方でお願いします」
ChatGPTに指示を出すときには、しっかりとやりたいことやセルの場所を明記するようにしましょう。
＜ここは注意！＞
顧客名や社外秘の情報は伏せて入力しましょう。また、AIが間違えることもあるので、しっかりと関数を検証してみて合っているかの確認をするようにしましょう。
AIを使いこなす事務職になるために
AIを使える人は、事務作業を単なるルーティンとしてではなく、「効率化できる工程の集合」として見ているといわれています。例えば、メール作成や資料作成をゼロから考えるのではなく、AIに下書きを任せ、自分は内容確認や調整に集中するなど効率的な業務成果を上げることが出来ます。従来のやり方を守ることは大切なことだとは思いますが、タイムスケジュールを管理して力を発揮すべき所に注力すべきではないでしょうか。
また、AIを使う際に「完璧」を最初から求めないことは大切です。60点のアウトプットをAIで素早く作り、修正して仕上げていくことで作業スピードが上がり、ミスも減り、余力を別の業務に回すことができます。
AIは仕事を奪う存在ではなく、使いこなす人の価値を高める道具になります。この違いを理解してどう業務に活かしていくかが、これからの業務の評価を大きく分けることになるでしょう。
転職にも有利なAI活用経験！
AI活用経験は職種を問わず応用できる点も強みです。事務職であれば、資料作成、データ整理、チェック業務など、どの企業でも共通する業務に結びつけて説明できます。企業側が見ているのはツール名ではなく、業務を効率化し、時間と品質を両立できるかという姿勢です。
AIを使った経験を言語化し、自分なりの工夫として語れる人は、変化に強い人材として転職市場で一歩リードできます。AI活用は、今や立派なキャリア資産です。
パソコン教室で資料作成スキルとAIスキルのW学習
最近パソコン教室では、AIを使いこなしたいという受講生の方々で教室が活気に溢れています。職場でＡＩ利用を推奨された方や、個人的に興味のある方など様々ですが、AI×ExcelやAI×SNSなどそれぞれの業務に沿ったAIの使い方を模索されている方が多くいらっしゃいます。
ただパソコンを学ぶだけではなく、パソコンスキルとAIスキルをWで取得することが出来ますので、ご興味のある方はぜひハロー！パソコン教室までお問い合わせください。
年も瀬ですが、お体ご自愛下さい！