「今日もまた、この単純作業で一日が終わってしまった……」そんな風にため息をつきながら、パソコンを閉じてはいませんか？
Excelを使った事務作業で一番怖いのは、実は「計算ミス」よりも、それを防ごうとして「手作業」を増やし、結果的に時間を浪費してしまうことかもしれません。例えば、大量のデータを目で追いながら「この場合はA、あの場合はB……」と一つずつ入力したり、バラバラのセルに入った文字を一つずつコピーして繋ぎ合わせたり。こうした作業は集中力を削るだけでなく、どうしても入力ミスを招いてしまいます。
でも、安心してください。Excelには、そんな「地道すぎる手作業」を劇的に減らし、あなたの代わりに正確に仕事をこなしてくれる「救世主」のような関数が存在します。
今回は、数ある関数の中でも、特に実務での「ミス防止」と「自動化」に効果絶絶大な2つの最新関数をご紹介します。これらを使いこなせるようになれば、今まで30分かかっていた作業が、わずか数秒で終わるようになるはずです。「もっと早く知りたかった！」ときっと思える、魔法のテクニックを一緒に学んでいきましょう！
複雑な条件もスッキリ解決！「IFS（イフス）関数」活用術
Excelを使っていて、「もし〇〇ならA、そうでなければB」という処理をしたいとき、真っ先に思い浮かぶのは「IF関数」ですよね。しかし、実務はそう単純ではありません。「80点以上は『優』、70点以上は『良』、60点以上は『可』、それ以下は『不可』」というように、条件が3つ、4つと増えていくのが常です。
「IF関数の入れ子」という迷路
これまでのExcelでは、条件が増えるたびにIF関数の中にまたIF関数を入れる、いわゆる「入れ子（ネスト）」というテクニックを使ってきました。 数式で書くとこんなイメージです。 =IF(A1>=80,"優",IF(A1>=70,"良",IF(A1>=60,"可","不可")))
どうでしょうか？カッコが何重にもなり、書いている途中で「今、どのIFの中にいるんだっけ？」と混乱してしまった経験はありませんか？この「カッコの閉じ忘れ」や「条件の順番ミス」は、Excel作業で最も多いケアレスミスの原因の一つです。数式が長くなればなるほど、後から修正するのも一苦労。自分以外の人にファイルを引き継いだ際、「この数式、意味がわからない……」と困惑されてしまうことも少なくありません。
救世主「IFS関数」の登場！
そんな「IF関数渋滞」を解消するために登場したのが、今回ご紹介する**「IFS（イフス）関数」です。この関数の最大の特徴は、「条件」と「その時の結果」をペアにして、横に並べていくだけで良い**というシンプルさにあります。
先ほどの成績表の例をIFS関数で書くと、こうなります。
=IFS(A1>=80,"優", A1>=70,"良", A1>=60,"可", TRUE,"不可")
どうですか？見た目がスッキリして、左から右へ「条件→結果」が順番に並んでいるので、まるで文章を読んでいるかのように直感的に理解できます。カッコを何個も閉じる必要もありません。
実務で役立つ具体的なシーン
IFS関数は、単なる成績表だけでなく、ビジネスのあらゆる場面でミスを防いでくれます。
- 支払手数料の自動判定： 「3万円未満なら330円、3万円以上なら550円、同一店名なら無料」といった、銀行振込の手数料管理。
- 在庫状況のアラート： 「在庫数5以下なら『至急発注』、10以下なら『発注検討』、それ以上は『在庫あり』」という在庫管理。
- 勤務時間の区分け： 「18時までが『定時』、22時までが『残業』、それ以降が『深夜手当』」という勤怠管理。
成功のコツは「TRUE」の使い方
IFS関数を使いこなすための小さな裏技があります。それは、最後に「それ以外のすべて」を処理する方法です。 IFS関数は、どの条件にも当てはまらないとエラーが出てしまいます。そのため、最後に条件として「TRUE（真）」と入力し、その後に「それ以外の場合の結果」を書くことで、IF関数の「偽の場合」と同じ役割を持たせることができます。これにより、漏れのない完璧な自動判定シートが完成します。
離れた文字を一瞬で合体！「TEXTJOIN関数」
「複数のセルに入った氏名や住所を一つにまとめたい」というとき、これまでは「&」で繋いだり、間にスペースや読点（、）を手入力したりして苦労していませんでしたか？件数が多くなると、この単純作業がミスの原因になります。
そんな時に役立つのが「TEXTJOIN関数」です。最大の特徴は、「区切り文字（スペースやカンマ）」を一度指定するだけで、複数のセルを一気に連結できる点にあります。さらに便利なのが「空のセルは無視する」という設定です。データに抜けがあっても、変な空白や余計な読点が残ることなく、美しい文字列が完成します。
名簿作成やメールの宛先リスト作りが、わずか数秒で終わるので業務時短にもつながります。
まとめ
日々の業務に少しだけアレンジを加えることで、明日からのお仕事で少しだけ楽に進めることが出来るかもしれません。まずは1つだけ関数を使ってみませんか？
お一人だと難しいという方は、ぜひパソコン教室へお越しください！初歩的なパソコンの使い方から、業務に使える関数についてなどレベルに合わせて講座を受けることが出来ます。まずは無料体験から参加することが出来ますので、お気軽にご相談ください！
スタッフ一同お待ちしております！