「あれ…⁈」Excel初心者も経験者もよくあるExcelの不具合と解決法💻
皆さんこんにちは!
本日はパソコンに慣れている経験者の方でも焦ってしまうExcelの不具合について対処方法をご案内していきます!
困った時は参考にしてください 😎
目次
❶Excelの循環参照
❷Excelでよく見るエラー値
❸Excelでデータが消えてしまう理由
❹Excelでマクロを動かせない
❺マクロを修正したい
❶Excelの循環参照
循環参照とは、セルに入力された数式が直接または間接的にそのセル自身を参照している状態を指します。
例えば、セルA1に「=A1+1」という数式を入力すると、セルA1は自分自身を参照し、計算が無限ループに陥ります。
(計算式に計算して出すべき数字が含まれていると永遠に計算が止まりません…)
循環参照が発生すると、Excelは正しい計算を行うことができず、エラーメッセージが表示されます。
このエラーを解決するためには、数式を修正して循環参照を取り除く必要があります。
<対処方法の手順>
⑴数式タブをクリック
→Excelの上部メニューから「数式」タブを選択します。
⑵エラーチェックを開く
→「数式」タブ内の「エラーチェック」ボタンの右側にある矢印をクリックします。
⑶循環参照を確認
→ドロップダウンメニューから「循環参照」を選択します。これにより、循環参照が発生しているセルが表示されます。
⑷セルを修正
→表示されたセルをクリックすると、そのセルに移動します。数式バーで数式を確認し、循環参照が発生しないように修正します。
循環参照は、数式が直接または間接的に自身のセルを参照している状態を指します。
Excelがずっと同じ計算(無限ループ)をしてパニックになり、計算が正しく行われない可能性がありますので、早めに修正することが重要です。
❷Excelでよく見るエラー値
Excelでいつも通りの計算をしようとしても、「エラー」になってしまうことがあります。
そんなエラー値にも種類があることをご存知でしょうか。
エラー値を覚えて、不具合をスピーディーに解決しましょう!
#DIV/0!
原因: 数値を0で割ろうとした場合に発生します。
対処法: 割り算の除数が0でないことを確認するか、IFERROR関数を使用してエラーを回避します。
#VALUE!
原因: 数式に無効なデータ型(例えば、文字列を数値として計算しようとする)を使用した場合に発生します。
対処法: 数式内のデータ型を確認し、適切な型に修正します。
#REF!
原因: 参照しているセルが削除された場合に発生します。
対処法: 数式を修正して、正しいセルを参照するようにします。
#NAME?
原因: 関数名や定義された名前が無効な場合に発生します。
対処法: 関数名や名前が正しいか確認し修正します。
#NUM!
原因: 数式に無効な数値(例えば条件外の数値など)が含まれている場合に発生します。
対処法: 数式内の数値を確認し、適切な範囲に修正します。
#N/A
原因: 検索関数(VLOOKUPなど)で検索値が見つからない場合に発生します。
対処法: 検索範囲や検索値を確認し、正しい値を入力します。
これらのエラーは、数式やデータの入力ミスが原因で発生することが多いです。
エラーが発生した場合は、数式やデータを見直して修正することが重要です!
❸Excelでデータが消えてしまう理由
資料を作成してあと一歩保存のところで、または保存をしたのにデータが消えてしまうことがあります。
その理由と対処法をまとめました。ご参考にしてください。
理由⑴ CSVファイルの使用
ExcelでCSVファイルを開いて編集し、保存すると、書式設定や数式が失われることがあります。CSVファイルはテキスト形式で保存されるため、Excelの機能が保持されません。
→編集後はExcel形式(.xlsx)で保存するようにしましょう。
理由⑵ 間違って×ボタンを教えて削除
間違って×ボタンを押してしまい、ファイルやシートを削除してしまうことがあります。
→削除直後であれば「ゴミ箱」から復元できます。定期的にバックアップを取ることも重要です。
理由⑶ コンピューターウイルスやマルウェア
ウイルスやマルウェアに感染すると、ファイルが削除されたり破損したりすることがあります。
→ウイルス対策ソフトを定期的にスキャンし、最新の状態に保ちましょう。
理由⑷ ソフトウェアの不具合
Excelやシステムのクラッシュにより、データが消失することがあります。
→Excelのオートリカバリ機能を有効にし、定期的に保存する習慣をつけましょう。
Excelのオートリカバリ機能は、作業中のファイルを定期的に自動保存する機能です。
▼オートリカバリ機能について詳しくはコチラのコラムをチェック▼
理由⑸ ファイルの保存場所の問題
ネットワークドライブや外部ストレージに保存している場合、接続の問題でデータが消えることがあります。
→安定した保存場所を選び、複数の場所にバックアップを取ることをお勧めします。
頑張って作成した資料が消えてしまうと大きな喪失感に見舞われてしまうことでしょう…(遠い目)
これらの対策をして、データ消失のリスクを減らしましょう✨
❹Excelでマクロを動かせない
引継ぎなどで前任者が作ったExcelのマクロを動かしたいけれど全然反応しない…
そんなマクロの入ったExcelファイルを開く方法は以下の通りです。
<方法の手順>
- ⑴Excelを開く
→Excelを起動します。
- ⑵ファイルを開く
→「ファイル」タブをクリックし、「開く」を選択します。
- ⑶ファイルの選択
→開きたいマクロ付きファイル(通常は拡張子が「.xlsm」)を選択します。
- ⑷マクロの有効化
→ファイルを開くと、セキュリティ警告が表示されることがあります。「コンテンツの有効化」ボタンをクリックしてマクロを有効にします。
マクロを有効にすることで、前任者が作成したマクロを実行することが出来ます。
マクロを使って効率的に事務作業が出来るようにしましょう。
❺マクロを修正したい
Excelでマクロを実行することは出来るようになったけれど、ちょっとした修正するにはどうしたらいいでしょうか?
<方法の手順>
⑴開発タブを有効にする。
→Excelの「開発」タブが表示されていることを確認します。
表示されていない場合は、以下の手順で有効にします
- ①「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択します。
②「リボンのユーザー設定」を選び、「開発」にチェックを入れて「OK」をクリックします。
⑵マクロを編集する
①開発タブを開く
「開発」タブをクリックし、「マクロ」を選択します。
②編集するマクロを選択
マクロの一覧から編集したいマクロを選び、「編集」をクリックします。
③Visual Basic for Applications (VBA) エディタを使用
VBAエディタが開きます。ここでマクロのコードを修正できます。
⑶コードを修正する
VBAエディタ内で、修正したい部分のコードを見つけて編集します。
⑷修正内容を保存する
修正が完了したら、VBAエディタの「ファイル」メニューから「保存」を選択して変更を保存します。
⑸マクロの動作確認
Excelに戻り、修正したマクロを実行して正しく動作するか確認します。必要に応じて、再度修正を行います。
これでマクロの修正が完了です。
より使いやすくするために色々と試行錯誤をしてみましょう🤖
最後に
エラーを起こさないために、Excelを取り扱うときに気を付けるべきことをまとめました!
- セル参照を確認する
数式で参照しているセルが正しいか、常に確認しましょう。特に、セルを移動や削除する際には注意が必要です。
- 関数を使用する
SUMやAVERAGEなどの関数を使用することで、セル参照を自動的に調整し、エラーを減らすことができます。
- データのバックアップ
定期的にデータをバックアップしておくことで、万が一のデータ損失に備えます。
- 数式の基本ルールを守る
数式の先頭に必ず等号(=)を付ける。
乗算にはアスタリスク(*)を使用する。
丸かっこは必ず左右ペアで使う。
数式内の文字列は引用符(“”)で囲む。
- エラーチェック機能の活用
Excelのエラーチェック機能を使用して、数式のエラーを自動的に検出し、修正します。
Excelのルールを守ることで、Excelでのエラーを未然に防ぎ、効率的に作業を進めることができます。
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